チャットをテレワークで使う中小企業がマナーについて知っておくべきこと

コロナ禍の3月から4月の1カ月間において、テレワークの実施率は2倍以上にふえたそうです。
参考記事はこちら

テレワークは、もともと働き方改革のひとつとして推進されていました。
まだ全体としては低水準ですが、今後、この流れが浸透していく可能性は高いとおもわれます。中小企業や小規模事業者においても、同じことがいえるでしょう。

テレワークにおいて、日常のコミュニケーションの手段として、「チャット」が使われていることが多いようです。
「チャット」とは、インターネットを介してリアルタイムに会話をするしくみのことです。

個人においては、LINEやSkype、Facebook Messengerなどが有名ですね。

ビジネスチャットにおいては、「ChatWork」や「Slack」など、管理者による一元管理やセキュリティ強化されているものが利用されていることが多いです。「社内SNS」とよばれる場合もあります。

そこで、今後、中小企業や小規模事業者にも導入される可能性が高い、ビジネスチャットについてみていきたいとおもいます。

1.ビジネスチャットと電子メール等の違い

今まで、ビジネスにおけるコミュニケーション手段といえば、電話や会議、電子メールなどでおこなっているケースがほとんどではないかとおもいます。
それらの手段と、ビジネスチャットの違いは、どこにあるのでしょうか。

①電話や会議

相手と時間をあわせて、直接会話をする

 

②電子メール

お互いの都合のよいタイミングでやりとりする

 

③ビジネスチャット

①と②のいいとこ取りで、お互いの都合のよいタイミングでテキスト（文字のメッセージ）を送り、会話調でやりとりできる

このように、ビジネスチャットはいつでもどこでも、社員同士やお客さまとやりとりができるツールということです。
条件が整えば、海外にいても仕事ができるようですね。

 

2.ビジネスチャットのメリット・デメリット

ビジネスチャットのメリットとデメリットを確認していきたいとおもいます。

≪メリット≫

①お互いの都合のよいタイミングでおこなえる
②会話調なので、やわらかい表現でテンポよくやり取りできる
③万が一、キツイ表現をしても削除・編集ができる
④テキストとして内容を残せるので、言った言わないのトラブルにならない
⑤1対1、1対多人数で使うことができる

 

≪デメリット≫

①ビジネスメールのように書くと、時間がかかり、一文が長くなる
②返信が遅れると、イライラする
③ある程度、文章作成力や読解力が必要になる

電子メールの時代では、翌日の返信でも問題はありませんでしたが、ビジネスチャットでは「即レス」、つまり即返信することがマナーのようです。そのため、遅れるとイライラさせてしまうなど、気をつけるべきことがあるようですね。

3.ビジネスチャットのマナー

では、快適にビジネスチャットを使うための、マナーについて確認をしてみます。

①すぐに返信する

「即レス」がマナーのため、たとえば、「チャットで1日1回しか返事がない＝相手をヤキモキさせる」ことがあるようです。

【すぐに返信できない時の対応策】
1）チャットを確認したこと
2）いつまでにどのような行動をするかについて
以上を返信しておくことで、相手を安心させることができます。

 

②ハード面の対策をする

相手からの連絡に、すぐに気づけるよう、次のような対策をしておきます。

【ハード面でおこなえる対応策】
1）デスクトップにポップアップ表示させる
2）未読のチャットをメールで通知させる
3）パソコンを開いたときは、必ずチャットを表示しておく
4）スマートフォンにもチャットアプリを入れて、対応できるようにする

 

③見やすい文を書く

相手がすぐ返信できるように、送る内容の工夫をしたり、見やすい文を書くよう心がけます。

【見やすい文の書き方】
1）箇条書きをする
2）一文に対し、メッセージは一つにして、文を短くする
3）複数の伝えたい内容があるときは、順番に切りだす
4）内容が長くなるときは、最初に結論・テーマを伝える

 

4.ビジネスチャットの注意点

いくつか注意点もありますので確認します。

①テキストは見返すのには向かない

後から加わったメンバーにも、情報共有ができるという良い面もあります。しかし、チャットは会話ベースのため、あとから見返しにくい面もあります。

 

②プッシュ通知が多い

ビジネスチャットはプッシュ通知によって、何かの変化やお知らせがあったときに、表示や音で知らせてくれます。その通知で、すぐにメッセージに気づけるという良い面もあります。しかし、多くのメッセージが届くため、すべてを表示させると業務への集中力を妨げる可能性もあります。

 

③発信内容は慎重に考える

個人的な指摘、つまり褒めても叱っても、言われた本人以外に、他のメンバーへも悪影響を与える場合があります。送信先を絞ることも大切です。

 

④セキュリティを強化する

中小企業などにおいては、私用のスマートフォンなどを利用する場合が考えられます。情報漏洩などのリスクを考えると、私用端末へのセキュリティ対策や適切なビジネスチャットの利用をしていくことが重要です。

 

 

5.まとめ

ビジネスチャットで気持ちよく会話をするコツの一つで、自分のアカウントのアイコンを、「自分の笑顔の写真を設定する」というのが有効とのこと。
まるで笑顔の相手と話をしている気分になれるようです。

いかがでしたか。

テレワークやビジネスチャット。
新たな技術が導入される一方で、それを使うヒトの教育が追いついていないようにも感じられます。
中小企業や小規模事業者においては、ヒトの教育まで、なかなかおこなえないのが現実かもしれません。

テレワークが導入できても、その運用を個人任せにしてしまい、うまく活用できないと使いにくいものになってしまう可能性があります。
現状に使いにくさがあるようでしたら、テレワークの効果を最大限に活かすための、改善のヒントになればとおもいます。

今回はテレワークにおける、ビジネスチャットについて考えてみました。
今後も、中小企業や小規模企業のみなさまを応援していきたいとおもいます。