ZOOM会議に参加する際の注意点３選+αとすぐにできる設定方法

 

「初めてZOOM会議に参加するけど、どういうことに注意したらいいんだろう？」
「自分のZOOM会議の参加の仕方があっているか不安だ、、、」

ZOOMなどのWEBシステムを用いたオンラインでの会議が一般的になってきました。
しかし、ZOOM会議を経験したことがない、経験が浅い人はまだまだ多いのではないでしょうか。

そこで、今回は「多い日は1日8時間ZOOM会議をします。」でお馴染みのDXコンサルタントの岩本さんに、ZOOM会議に参加する際の注意点を聞きました。
この記事を読むことで、ZOOM会議の参加方法に不安を抱えている人が、自信を持って会議に参加できるようになっていただければ幸いです！

まずは簡単なこの記事のまとめです。

(編集　安藤駿)

ZOOM会議に参加する上で心がけること

[word_balloon id=”10″ size=”M” position=”R” name_position=”under_avatar” radius=”true” balloon=”talk” balloon_shadow=”true”]まずは、ZOOM会議に参加する上での心構えをお話しします。[/word_balloon]

ZOOM会議の参加者は、リアルでの会議に比べて気が散りやすい環境にいることを理解しないといけません。
プライベートな空間で会議に参加していることが多いので、これは仕方ないことです。
わずかなノイズがあるだけでも、集中力は切れやすくなります。
そのため、会議の参加者の気が散らないように配慮することを心掛けましょう。

それでは、ZOOM会議に参加する際に注意するべきことを３つ+αご紹介していきます！

①背景や画角の映り込みに注意！

[word_balloon id=”10″ size=”M” position=”R” name_position=”under_avatar” radius=”true” balloon=”talk” balloon_shadow=”true”]まずは背景や画角の映り込みに注意が必要です。
これは、自宅や会社以外でZOOM会議をする時に気をつけたいですね。[/word_balloon]

背景や画角に他社の関係書類などがちらっとでも見えてしまうと、会議の相手方からの信頼を損ないます。
また、書類は見えなくても、部屋が散らかっていたり私生活が見えてしまうと、相手方から自分が思いもよらない印象を持たれてしまいます。

いずれにしても、背景や画角に何かが映り込んで得をすることはほぼありません。
さらに、画面上に余計なものが入ってしまうと参加者は会議の内容に集中できなくなってしまいます。
そこで、背景はあらかじめ設定しておくことを強くおすすめします。

簡単ですので、今やってしまいましょう！

背景の設定方法は下記のとおりです。

①ZOOMのアプリを開いて赤丸で囲んだアイコンをクリック

②『背景とフィルター』をクリック

③赤丸で囲んだアイコンをクリックするとお好きな画像を背景に設定できます。

[word_balloon id=”unset” src=”https://www.listing-partners.com/wp/wp-content/uploads/2021/01/cd0402f60876b793893dbb71fe326495.png” size=”M” position=”L” name_position=”under_avatar” radius=”true” name=”安藤” balloon=”talk” balloon_shadow=”true”]簡単に設定できました！
これだけで会議の質が上げられると思うと、今すぐ設定するべきですね。[/word_balloon]

[word_balloon id=”10″ size=”M” position=”R” name_position=”under_avatar” radius=”true” balloon=”talk” balloon_shadow=”true”]そうですね。背景を設定できれば、視覚から相手の集中を削いでしまう可能性は低くなります。
また、会議に集中できる環境を作るためには背景や画角のような視覚情報だけでなく、聴覚情報にも気を配る必要があります。[/word_balloon]

 

②自分の声以外の音が拾われてしまうことに注意！

[word_balloon id=”10″ size=”M” position=”R” name_position=”under_avatar” radius=”true” balloon=”talk” balloon_shadow=”true”]次に、聴覚、つまり音についてです。[/word_balloon]

ZOOMで会議やミーティングに参加したことがある人はわかると思いますが、ZOOMは音質があまりよくないですよね。
さらに、相手の声に何かの音が被ってしまうと聞き取れなくなってしまいます。

ただでさえ、リアルでの会話よりも聞き取り辛くなってしまうので、音の取扱いには気を使いたいです。
特に、自分の声以外の音をパソコンのマイクが拾わないようにする点に注意しましょう。

自分や相手が話している時にパソコンが音を拾うと、相手が言ったことを聞き直さないといけなくなったり、もう一度最初から説明しないといけなくなったりして、会議が止まってしまいます。
このように会議が止まることは、相手にも自分にも想像以上のストレスになります。

その結果、会議の質が低下してしまう可能性が高まるのです。

では、どんな音に気をつけたらいいのでしょうか？

まずは、自宅でZOOM会議に参加する場合は家族の声、家電の音、部屋の外で車が通りすぎる音などの生活音です。
生活音は自分が思っているよりも相手方に聞こえてしまいます。
他には、会議をしながらメモをとる際のキーボード音などに気をつけましょう。
こちらも、パソコンから距離が近いので自分が思っている以上にマイクが音を拾います。

[word_balloon id=”unset” src=”https://www.listing-partners.com/wp/wp-content/uploads/2021/01/cd0402f60876b793893dbb71fe326495.png” size=”M” position=”L” name_position=”under_avatar” radius=”true” balloon=”talk” balloon_shadow=”true”]映像だけでなく、音にも気を配らないといけないんですね。
では、音によるトラブルを防ぐための方法を教えてください！[/word_balloon]

[word_balloon id=”10″ size=”M” position=”R” name_position=”under_avatar” radius=”true” balloon=”talk” balloon_shadow=”true”]これはもう一般的ですが、マイク付きのイヤホンやヘッドホンをつければ生活音はほとんど遮断できます。
しかし、マイク付きのイヤホンやヘッドホンだけではキーボード音が遮断しにくいです。

そこで、ZOOMのキーボードなどの雑音を抑える機能をご紹介します。
[/word_balloon]

その設定方法は下記のとおりです。

①ZOOMのアプリを開いて赤丸で囲んだアイコンをクリック

②「オーディオ」をクリック

③赤丸で囲んだ箇所で雑音の抑制強度を調整

[word_balloon id=”unset” src=”https://www.listing-partners.com/wp/wp-content/uploads/2021/01/cd0402f60876b793893dbb71fe326495.png” size=”M” position=”L” name_position=”under_avatar” radius=”true” balloon=”talk” balloon_shadow=”true”]雑音を抑える設定方法も簡単ですね！[/word_balloon]
[word_balloon id=”10″ size=”M” position=”R” name_position=”under_avatar” radius=”true” balloon=”talk” balloon_shadow=”true”]ここまでで、ZOOM会議で重要なビジュアルと音の注意点を説明してきました。
最後に、ZOOM会議が大失敗に終わるかもしれないポイントである画面共有をする際の注意点を説明します。[/word_balloon]

③画面共有の時に注意！

[word_balloon id=”10″ size=”M” position=”R” name_position=”under_avatar” radius=”true” balloon=”talk” balloon_shadow=”true”]画面共有は特に、複数のディスプレイを使っている人は注意が必要です。[/word_balloon]

画面共有の仕方が悪かったことが原因で、情報漏洩などに繋がってしまう可能性があります。

例えば、ZOOM会議前に行っていた作業をそのままにしてしまい、画面共有した際に他社のお客様の情報が見えてしまうかもしれません。
複数のディスプレイを使っていると、片方の画面を作業中のまま放置してしまう状況が起こりやすいです。
ZOOM会議前に行っていた作業はしっかり保存して、画面上からは消しておきましょう。

他に見落としがちなのが、デスクトップに置いているアイコンです。
会社名や案件名をつけたファイルをデスクトップに置いている人が多いと思うので、デスクトップの画面も見えないようにしておくと安心です。

デスクトップのアイコンを非表示にする方法があるので、ご紹介します。

 

 

 

 

[word_balloon id=”10″ size=”M” position=”R” name_position=”under_avatar” radius=”true” balloon=”talk” balloon_shadow=”true”]以上3点に気をつければ、ZOOM会議が大失敗になることはないと思います。
最後にちょっとした豆知識をご紹介します。[/word_balloon]

 

逆光で顔が見えなくならないようにする方法

[word_balloon id=”10″ size=”M” position=”R” name_position=”under_avatar” radius=”true” balloon=”talk” balloon_shadow=”true”]あまり知られていない豆知識を一つご紹介します。[/word_balloon]

部屋の向きによっては、逆光になって顔が全く見えなくなってしまうことがあると思います。
顔の見えない状態で話すことは、相手方に不安や不快感を与えかねません。
これもまた、会議の質を下げる原因になります。

逆光はどうしようもないと思っている人は多いと思いますが、ZOOM内の設定である程度までなら逆光を抑えることはできるんです。

その方法がコチラです。

①ZOOMのアプリを開いて赤丸で囲んだアイコンをクリック

②ビデオをクリック

③赤丸で囲んだ箇所を「手動」に設定し、右側のバーを動かして明るさを調整

[word_balloon id=”unset” src=”https://www.listing-partners.com/wp/wp-content/uploads/2021/01/cd0402f60876b793893dbb71fe326495.png” size=”M” position=”L” name_position=”under_avatar” radius=”true” balloon=”talk” balloon_shadow=”true”]逆光でお困りの人には朗報ですね！[/word_balloon]
[word_balloon id=”10″ size=”M” position=”R” name_position=”under_avatar” radius=”true” balloon=”talk” balloon_shadow=”true”]この設定を知っていれば周りの明るさをそこまで気にすることなく、ZOOMに参加することができます。[/word_balloon]

 

まとめ

いかがだったでしょうか？

今回の記事ではZOOM会議の経験が浅い人向けの注意点を３つと豆知識をご紹介しました。
最後にこの記事のまとめです！

[word_balloon id=”10″ size=”M” position=”R” name_position=”under_avatar” radius=”true” balloon=”talk” balloon_shadow=”true”]以上、３つ+αに気をつけるだけで、ZOOM会議をスムーズに進めることができるようになります。
ZOOMの設定方法はどれも簡単なものなので、今すぐご自身のパソコンでお試しください！[/word_balloon]