IT導入補助金を活用してテレワークを促進するメリット

ワークスタイルを多様化するためにテレワークを導入した企業もあれば、コロナ禍をきっかけに導入した企業も少なくありません。

一方、コロナ禍を経て働き方改革が求められる中で、テレワークの導入を検討している企業も多いことでしょう。

この記事では、IT導入補助金を活用してテレワークを促進するメリットやテレワークで実現できること、IT導入補助金との関係についてご紹介します。

 

テレワークのメリット

テレワークはコロナ禍で注目され、導入する企業が増えましたが、テレワーク体制を整えることには多くのメリットがあります。

コロナやインフルエンザなどの感染拡大防止対策はもちろん、台風などの災害で通勤ができない時の業務遂行、夏場の熱中症予防のために通勤をしないで自宅で仕事をするなども可能です。

自宅での子育てや介護と両立を図りたい従業員に働く場を提供することや通勤ラッシュによるストレスの減少、電車や車による通勤者を減らすことで地球温暖化防止にもつながります。

テレワークができる業務について、遠方に住んでいる人材を雇うことも可能です。

人手不足の時代に、リモートで事務や営業、設計の仕事をすることや積算のチェックなどをする体制が整えば、より広い地域から求人募集が可能となります。

 

働き方改革の推進につながる

オンラインアプリなどを導入すれば、現場や営業先で業務を済ませることができ、わざわざ事務所に戻ってくる時間や残業する時間を省くことができ、ワークライフバランスの改善が可能です。

事務職員や営業職員、施工管理者など自宅でのテレワークもしやすくなり、子育てとの両立や通勤ラッシュのストレス軽減などができ、働き方改革に貢献します。

残業が多い、有給休暇が取得できない、子育てや介護との両立がしにくい、自己投資の時間が持てないといった問題を解決するにもDXが役立ちます。

働きやすい環境が整うと、新卒や中途採用など働きたい人も増えてきて、人手不足の解消につながるのもメリットです。

 

ペーパーレス化の促進

従来は社内の決済は書類を回して行っていた企業でも、システム化を図れば、システム上で承認ができるのでスピードもアップし、どの決裁者に回っているのかも可視化できます。

決裁者が出張などで書類の確認が滞っていたような場合も、オンラインアプリを利用すれば、インターネットさえつながれば、いつでもどこからでもアプリで承認できるので、書類を回す必要がなく、決済スピードも高まります。

現場監督の進捗報告や各作業員の日報なども、アプリで入力して登録すれば良くなり、書類に書き込んで提出する必要がありません。

行政などの手続きもオンライン化が進んでおり、オンライン申請を利用すれば、これまでのように申請書を取り寄せて、大量の資料を用意して添付する必要もなくなります。

取引先や顧客もオンライン環境が整えば、契約などもオンライン化ができ、大量の書類を用意してやり取りする必要もなくなるのがメリットです。

 

コストダウン

業務の効率化や生産性の向上により、必要な人材の数が減らせることや残業や休日出勤などをしないで済むようになります。

これによって、人件費の削減が可能です。
ペーパーレス化により、紙代やプリントアウトする費用、FAXの送信料なども減らすことができます。

オンラインツールを導入すれば、自宅や現場などで仕事が済ませられるので、交通費のカットも可能です。

コストをダウンさせながら、生産性は向上できるので、コストパフォーマンスが上がり、会社の業績アップにつながります。

 

テレワークで実現できること

テレワークというと、日常的な業務を自宅で行うことといったイメージが先行しています。

ですが、自宅での業務だけでなく、出張先や作業現場、営業現場など職場とは離れた場所での仕事や離れた場所にいる取引先や一般個人客との対応など、さまざまな場面で使えます。

このように、業務の仕方に変化が生まれることで、より売上が上がることや業績アップにもつなげることが可能です。

どのようなことに応用できるのか事例を見ていきましょう。

 

・商談のオンライン化

商談はあらゆる業種で行われるもので、取引相手も企業や自治体、一般個人客などさまざまです。

たとえば、建築業などでも、建築やリフォームの相談の段階をはじめ、工事が始まってからも進捗報告をすることや仕様変更などの打ち合わせが発生します。

これまでは、いちいち顧客のもとに出向いて打ち合わせをしていた場合も、商談や進捗報告などがオンライン化できれば、移動時間を省き、効率良く業務が進みます。

保険の営業や保険設計などにおいても、顧客は相談したいなと思っても、時間がない、休みが取れないなどでできないことが多いです。

ライフスタイルの多様化などで商談する時間が持ちにくかった顧客とも、スムーズにオンライン商談ができるようになれば、案件獲得や進捗もスムーズになるのがメリットです。

 

・契約や手続きのオンライン化

契約を結ぶには、仕入れでも工事やサービスの依頼でも、大量の紙が使われる場合や印鑑や印鑑証明書の準備などの手間がかかります。

できるところから契約の電子化を進めることで、ペーパーレス化によるコストダウンや面倒な手間を省くことが可能です。
行政への申請や税務申告などもオンライン化が進んでいます。

オンライン申請を利用すれば、申請書を取り寄せて、手書きをし、大量の添付書類を用意して提出する手間も省けます。

 

・施工管理のオンライン化

工事現場などでは現場作業が中心で、テレワークは無理と思われがちです。
ですが、業務を仕分けしていくと、オンライン化できる部分も複数存在しています。

施工管理者は顧客との打ち合わせや行政への申請などの業務をこなしながら、複数の現場の施工管理をするケースが少なくありません。
複数の業務を抱えながら、一つひとつの現場に足を運んで管理をするのは大変な労力がかかります。

現場から戻って管理台帳を作成すれば、残業も長時間に及ぶことでしょう。
オンラインアプリを導入することで、現場からリアルタイムで報告や画像、動画などを送ってもらえることや事務所にいながら指示やチェックがしやすくなります。

 

IT導入補助金でテレワークを促進するには

テレワーク環境を整えるには、まずどのような業務をテレワークで実現できるのか検討してみてはいかがでしょうか。

そのうえで、どのようなITツールがあれば実現できるのかを検討します。
この点、テレワークを行うために現場の従業員に配布するスマホやタブレット、自宅などで仕事をするためのノートパソコンやデスクトップパソコン、インターネット回線の整備などは基本的にIT導入補助金の補助対象にはなりません。

テレワークを行うためのアプリやソフトなどが対象です。
つまり、スマホやノートパソコンなどにインストールして使うソフトの購入費用、スマホやノートパソコンをインターネットとつないで使えるクラウドツールの初期費用や利用料などが対象となるので、注意が必要です。

全従業員に配布するスマホやノートパソコン代が安く導入できると考えてしまうと、資金面で問題が生じます。

 

まとめ

テレワークを促進するメリットとして、働き方改革の推進につながる、ペーパーレス化の促進、コストダウン、業績アップなどが挙げられます。

IT導入補助金では、テレワークを効率良く行うためのソフトやアプリ、クラウドツールなどの購入費や利用料の補助が受けられるので、その点に気を付けて検討してみてはいかがでしょうか。