【コピペで使えるプロンプト付き】採用担当者向け　AI×採用で年間400時間の業務削減/ChatGPTを活用するメリット・デメリット　求人票・スカウト文作成、面接質問、社員インタビュー記事執筆の効率化する方法を分かりやすく解説

　編集：川畑　良太
　採用領域の人事を得意とする中小企業診断士

採用プロセス全体の質を高めることで、採用成功率の向上に貢献する経営コンサルタントとして活動する。 各社のリソースを踏まえた採用戦略の立案・実行を強みとしており、魅力的な求人票作成、スカウトメールの作成・送付、採用基準の統一・具体化、面接官トレーニング、クロージング戦略の立案・実行、採用広報戦略の立案・実行など、採用に関するあらゆる分野に精通する。また人事領域の様々な研修について、企画・講師経験あり。 日本の国力復活の源泉は中小企業だと考え、日本を活性化するべく中小企業の支援に取り組んでいる。

採用業務には多くの時間と労力がかかりますが、生成AIを活用することで大幅に効率化できることをご存じですか？本記事では企業の採用担当として働く私が実際にAIを活用して年間400時間の業務削減を実現した具体的な事例を元に紹介します。具体的には生成AIの一種であるChatGPTを活用するメリット・デメリット、求人票や候補者ごとに最適なスカウト文を自動生成する方法です。また候補者の履歴書、職務経歴書を分析して面接時の質問を考えてもらう方法や社員インタビュー実施時に記録した録音データやメモを活用して社員インタビュー記事を自動生成する方法もお伝えします。

ChatGPTを利用するメリット・デメリット

近年、ChatGPTは急速に普及し、人事や経理、マーケティング、カスタマーサポートなど、様々な分野で活用され、各企業の業務を数百時間削減しています。ただし、ChatGPTには注意すべき点もあります。

ChatGPTを利用するメリット

ChatGPTは、本記事で紹介する求人票やスカウトメールの作成、面接の質問リストの作成、採用業務の効率化を進めることができます。またメール文章の自動作成やタスクの洗い出しなど日常業務でも活用することができます。ある企業では年間400時間以上、公的機関では50%以上の業務削減に繋がっているなど様々な団体で活用が進められています。

ChatGPTを利用するデメリット

ChatGPTは、過去のデータをもとに文章を生成するため、最新かつ正確な情報を提供できるとは限りません。 特に、法改正や企業独自のルール情報に関しては、誤った内容が含まれる可能性があるため、人間による確認が必要です。またクラウドベースのAIであるため、入力した情報が外部に漏れるリスクはゼロではありません。 特に、機密情報や個人情報を含む内容を扱う場合は、利用を十分に確認し、適切な管理を行う必要があります。

デメリットはありますが、それを上回るメリットがあります。ここからChatGPTの具体的な活用方法を見ていきましょう。

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求人票を自動生成する方法

求人票に記載する項目、企業のホームページのURLや職務内容を入力して求人票の作成をChatGPTに依頼すると簡単に求人票を作成することができます。

求人票作成の課題

魅力的な求人情報を提供するためには、適切で分かりやすい表現を用いる必要があります。求人票は、企業のニーズに合ったスキルや経験を持つ候補者を惹きつけるために、要件定義が曖昧ではならず、具体的かつ分かりやすく記載する必要があります。しかし、求人票の作成を手作業で行うと、どうしても時間がかかる上、情報が更新されるたびに修正する手間が発生します。

ChatGPTを活用した求人票作成方法

あらかじめ求人票に記載する項目、企業のホームページのURLや職務内容を入力するだけで、求職者にとって魅力的な求人票を自動生成できます。例えば、ChatGPTに下記入力例の内容を依頼すると自動で生成できます。

入力例（コピーしてそのまま使えます）

候補者に響くスカウトメッセージを自動作成

あらかじめスカウト文の定型フォーマットを設定し、候補者の情報をChatGPTに与えることで一部カスタマイズしたスカウト文を短時間で作成することができます。

スカウトメール作成の課題

スカウトメールは、候補者ごとに適切なメッセージを作ることが重要ですが、一人ひとりにゼロから書くのは非効率です。また、スカウトメールでテンプレートをそのまま使うと、定型的で候補者が魅力を感じにくい文章になりがちです。

ChatGPTを活用したスカウト文の作成方法

スカウトメール作成にChatGPTを使えば、あらかじめ用意した定型フォーマットの中に、一部候補者の情報を反映させたスカウト文を短時間で作成できます。例えば、下記スカウトメールのテンプレートを活用し、ChatGPTに候補者の経歴を添付ファイルで読み込ませ、「スキル・経験」の箇所をカスタマイズするように指示することで、個別最適化したスカウト文が自動生成されます。Chat GPTに候補者のファイルを読み込ませる方法は、Chat GPTにメッセージを入力する画面でファイルをドラッグ＆ドロップするかメッセージ入力画面の左下にある＋（プラス）ボタンを押せばできます。

入力例（コピペでそのまま使えます）

候補者の経歴書を分析し、適切な質問を自動生成

ChatGPTに候補者の履歴書・職務経歴書を読み込ませ、面接で質問するべき内容を作成するように依頼することで面接時の質問リストを自動生成できます。

従来の面接準備の課題

面接官は履歴書や職務経歴書を事前に確認し、候補者ごとに適切な質問を考える必要があります。しかし、面接官が複数の候補者の面接を行う場合、短時間で適切な質問を準備するのは困難です。

ChatGPTを活用した面接準備

ChatGPTに候補者の履歴書・職務経歴書をアップロードし、

「添付の経歴書を基に候補者の強み・経験に関する面接質問を作成してください。また、懸念点や深掘りすべきポイントも提示してください。」と依頼をすることで面接時の質問リストを自動生成できます。Chat GPTに候補者のファイルを読み込ませる方法は、Chat GPTにメッセージを入力する画面でファイルをドラッグ＆ドロップするかメッセージ入力画面の左下にある＋（プラス）ボタンを押せばできます。

入力例（コピペでそのまま使えます）

ChatGPTは職歴やスキルを分析し、例えば以下のような質問を提示します。

また、ChatGPTに「候補者の経験に基づいて、より専門的な質問を追加してください」と依頼することで、追加の質問を考えてくれます。

インタビュー動画とメモを活用し、文字起こし不要で社員インタビュー記事を自動生成

録音データや動画、取材時のメモをChatGPTに読み込ませて、「この録音データと取材メモを元に、インタビュー記事を作成してください」と指示することで、インタビュー記事を自動生成できます。

従来のインタビュー記事作成の課題

採用広報の一環として社員インタビュー記事を作成する際、取材を終えてから録音データの文字起こし、広報向けに取材内容を編集、レビューと膨大な工数がかかっていました。

ChatGPTを活用したインタビュー記事作成効率化方法

ChatGPTはインタビュー記事を作成する際に役立ちます。インタビュー記事を作成する方法は、まずChatGPTに執筆の目的を伝え、質問項目を考えるように指示することでインタビュー時の質問を自動生成してくれます。質問項目を元に取材を行い、インタビュー内で得た録音データや動画、取材時のメモをChatGPTに読み込ませて、「添付の録音データと取材メモを元に、インタビュー記事を作成してください」と指示することで、インタビュー記事を自動生成できます。Chat GPTに候補者のファイルを読み込ませる方法は、Chat GPTにメッセージを入力する画面でファイルをドラッグ＆ドロップするかメッセージ入力画面の左下にある＋（プラス）ボタンを押せばできます。

入力例（コピペでそのまま使えます）

また出来上がった記事を「プロの広報担当者としてレビューしてください」と指示することで記事の校正までしてくれます。記事の校正後、ところどころ日本語に不備が見受けられるので、完璧な記事にはなりませんが、それでもライティング業務を非常に効率化することができます。

まとめ

ChatGPTを活用すれば、より魅力的な求人票作成やパーソナライズされたスカウト文、面接質問の作成、社員インタビュー記事の効率化が可能になり、採用業務の質を向上させることができます。

これからの採用活動に、AIの力を取り入れてみてはいかがでしょうか？

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　編集：川畑　良太
　採用領域の人事を得意とする中小企業診断士

採用プロセス全体の質を高めることで、採用成功率の向上に貢献する経営コンサルタントとして活動する。 各社のリソースを踏まえた採用戦略の立案・実行を強みとしており、魅力的な求人票作成、スカウトメールの作成・送付、採用基準の統一・具体化、面接官トレーニング、クロージング戦略の立案・実行、採用広報戦略の立案・実行など、採用に関するあらゆる分野に精通する。また人事領域の様々な研修について、企画・講師経験あり。 日本の国力復活の源泉は中小企業だと考え、日本を活性化するべく中小企業の支援に取り組んでいる。