IT導入補助金で導入したいおすすめツール

IT導入補助金を使って業務効率化や人手不足の解決、働き方改革などを図りたいと思っても、いったいどんなITツールを導入すれば良いのかわからないという中小企業や小規模事業者も多いのではないでしょうか。
IT導入補助金のサイトでITツールを検索するにも、いろいろなものがありすぎてわからない、どんなことができるかわからないとお悩みの際に、選択肢の一つにおすすめのツールをご紹介します。

 

企業の課題を解決

IT導入補助金は、ITツールを導入する費用を補助するだけでなく、企業が抱えている課題を解決し、時代に即した環境を整え、持続的な成長ができるようにサポートするものです。

そのため、IT導入補助金を利用したいと思ったら、まずは今抱えている課題を洗い出して優先順位をつけ、問題の解決が図れるITツールを選択することが求められます。

多くの中小企業や小規模事業者が抱えている共通の課題といえば、人材が定着しない、求人に応募がない、業務量が多く人手が足りないなどの人手不足ではないでしょうか。

人手不足を解消するには、より少ない人数でも対応できるように業務を効率化するのが一つの方法です。

また、単調な作業ばかりでモチベーションが上がらず辞めてしまう場合や毎日大量にこなさなければならず、残業続きで離職するなど、定着率が悪い場合には、業務負担の軽減やよりやりがいのある業務にシフトさせられる環境づくりが必要です。

 

おすすめのツール

人手不足の解決や業務効率化、残業の軽減や充実した仕事環境を整えるといった働き方改革のためにおすすめのツールがRPAです。

RPAはRobotic Process Automationの略語で、単調な業務や反復作業などをソフトウェアのロボットに覚えさせ、スタッフの代わりに業務を自動で行ってくれるツールのことです。

ロボットといっても、組立作業などを行う産業用ロボットや製造工場などで自動で生産を行うベルトコンベアーのような機械ではありません。

あくまでもソフトウェアであり、コンピュータのようなものです。
大量に発生する単調なルーティーン業務などを自動でスピーディーに行ってくれるため、職場環境の改善ができ、人手不足の解決にも役立ちます。

 

RPAツールの種類

RPAツールには大きく分けて3つの種類があります。
デスクトップ型は、パソコンにインストールして使うツールです。
インストールしたパソコンのみでしか使えず、複数台に導入したい場合にはコストもかかります。

たとえば、毎日行う単純作業があるものの、大量ではなく、一人のスタッフが担当しているといった業務を自動化したいなら、このタイプでも十分です。

次にサーバー型は企業が保有しているサーバー上で構築されるツールです。
サーバーを通じて複数のパソコンや既存のシステムなどを横断して管理することもできます。

顧客情報や取引先との取引データなど重要な情報が含まれるデータの処理などの業務を自動化させたい場合には、自社内だけで管理できるオンプレミス仕様のサーバー型がセキュリティ面で安心です。

クラウド型は、ベンダーのサーバー内で管理運用されるものをオンラインで使うタイプです。

インターネットに接続して、IDとパスワードでログインすれば、どこからでも簡単に利用ができます。

購入費用が不要で、初期費用と利用料などで利用でき、サーバーのメンテナンスなどの手間もかかりません。

 

RPAツールを導入して生産性を向上させた事例

実際に、IT導入補助金を使ってRPAツールを導入し、企業が抱える課題を解決し、生産性向上に結び付けた事例を見ていきましょう。
事例を見ることで、どんな風に使えるのかイメージを持ちやすくなります。

 

・食品製造業の事例

食品製造会社として、納豆や切り干し大根、ドライフルーツなどを製造、販売しています。
これまで、受発注管理や在庫管理などは複数のExcelのフォーマットで管理していました。

各フォーマット間での転記ミスや修正に時間が取られ、残業が発生している状況でした。

業務効率化を図り、働き方改革の流れの中で残業を少しでも減らしたいと考え、固定業務の自動化が図れるRPAツールを導入した事例です。
導入にあたっては、まず自社内で課題を整理し、効率化・自動化できそうな業務の洗い出しを行いました。

できるだけ固定業務を効率化する方針を定め、まずは複数の販売先の売上管理をRPAツールで自動化することになりました。
これまでは、パソコンで行ってきた固定業務の手順をRPAツールに登録していきます。

それによって、自動入力化が実現しました。
この方法で売上管理を自動化することができ、1日15分の時間削減につながっています。

RPAツールの導入にあたり、IT導入補助金を利用したことで、IT導入支援事業者に導入前からサポートを受けられるのもメリットです。
導入後も不明点があれば電話によるサポートや実際に訪問してもらって教えてもらえるので、新しいITツールでも安心して使えます。

 

情報通信業の事例

通信ネットワークの設計、構築、保守に至るまで、情報通信設備に関する幅広いソリューションを提供している情報通信事業者の事例です。
情報通信業はIT化や業務効率化が進んでいるように思えますが、実際には課題を抱えていました。

複数の受発注システムにおける事務処理業務が特定の社員にしか処理できず、属人化していたのが大きな原因です。

そのため、人事異動が生じると、引継ぎに多くの時間がかかっていました。
人事異動後も不明点を異動した部署からフォローするなど、非効率なのも課題です。

働き方改革を推進するためにも、業務効率化が必要と考え、IT導入補助金を使って、RPAツールの導入を行いました。
業務プロセスの見直しを行い、属人化防止・定型業務をRPAツールで自動化しています。

これまで、パソコンで行ってきたマウス操作やキー入力などを自動実行させることができ、条件判断や繰り返し処理などを自動でスピーディーに処理できるようになりました。

自動化するための登録も、日本語対応でプログラミング言語などは不要なツールであるので、プログラミング未経験者でも簡単に操作でき、使い勝手にも優れています。

属人化された業務が改善され、入力時間の短縮、ミスの軽減、チェック時間の減少にもつながっています。

その結果、月あたり約25時間もの残業時間を削減できています。
自動化にあたっては、自社のシステムエンジニアが中心になって複雑な事務処理の業務や単調な反復性の高い業務に区分し、自動化への準備を進めました。

できる限り、既存の業務工程を維持しながら、誰でも理解できるよう工程ごとに自動化させたので、業務に直接携わっていなかったスタッフでも簡単に利用・編集をすることができます。

時短につながったため、ほかの業務のフォローや月初め業務の前倒し作業もできるようになり、業務効率も飛躍的に向上していました。

まとめ

人手不足の解決や業務効率化を図りたい、残業の軽減や充実した仕事環境を整えて働き方改革を図りたいといった企業におすすめなのツールがRPAです。

RPAはRobotic Process Automationを略したもので、単調な業務や反復作業などをソフトウェアのロボットに覚えさせ、自動化させることができます。
単調で大量にあるルーティーン業務などを自動化できるので、人手不足の解決や業務のスピードアップ、ヒューマンエラーの防止につながり、生産性も向上できます。