IT導入補助金を用いて予約システムの導入や一元化を

　
公開日：2023年12月03日

人気の飲食店をはじめ、美容室や整体サロンなどのサービス店や携帯電話などの販売ショップ、保険相談や不動産賃貸などのコンサルティングサービス、クリニックなどの診察でも、事前に予約を受け付けるケースが増えています。
予約システムを新たに導入したいケースをはじめ、現在利用している複数の予約サイトの管理に困っているケースでも、IT導入補助金を用いて予約システムの導入や一元化を図ることが可能です。
この記事では、予約システムをスムーズに運用するためのポイントをご紹介します。

予約がカギを握る時代に

かつては予約しなくても利用できるお店も多く、予約があれば予約優先といった形のお店も少なくありませんでした。

もっとも、最近ではスムーズにお客様を案内し、待たせる時間や来店や利用を断ることで不満が持たれないよう、完全予約制にするケースも増えてきました。

また、少子高齢化で運営スタッフの数が限られる中、限られた人材で回していくためにも、来店数や利用数を制限するために予約対応をすることも多いです。

つまり、人手不足の解決や顧客満足度を高めてリピートの確保や集客を高めるために、予約を活用することが重要になってきています。

予約の課題

もっとも、人手が足りない、人気があって多くの来客があって忙しいという中で、電話での問い合わせや予約の調整に追われるのは本末転倒です。

1日に何度も電話が入り、電話に長く時間が割かれます。
さらに、ヒューマンエラーも生じやすく、ダブルブッキングするリスクもあるのです。

万が一ダブルブッキングをすれば、顧客に謝罪するなどの対応に追われ、信用も失います。

こうした手間や負担を軽減するために、さまざまな予約サイトに登録して利用しているケースも多いのではないでしょうか。

最初は1つだったのが、こちらのほうが集客ができそうと増やす場合やさまざまなルートからより多くの集客をしたいと、複数の予約サイトを利用しているケースもあります。

自社の公式サイトも含めて予約を受けた結果、結局最終的な調整はアナログで行わなくてはならなくなります。

ダブルブッキングしないよう、各予約サイトに枠の割り当てを設定した結果、埋まらない枠が出てしまうなど、機会損失も生じるのも課題です。

IT導入補助金を利用してできること

IT導入補助金を利用することで、ITツールの導入やコンサルティング、IT導入支援事業者からのサポートを低コストで受けることができます。

IT導入補助金は、ただITツールの導入費用を補助する制度ではなく、ITツールを使って課題の解決や目標が達成できるようにする制度なので、せっかく導入したITツールを無駄にするリスクも抑えられるのがメリットです。

予約システムについては、新たに自社で予約システムを導入する方法や今利用している複数の予約サイトの一元化ができ、予約をスムーズに管理できるようになるITツールの導入などが考えられます。

・自社で予約サイトを構築・運営する

自社の公式サイトに予約フォームを設ける方法のほか、人気が高いのはモバイル端末で気軽に予約ができるシステムの導入です。

現在、多くの顧客がスマホを使っており、スマホならパソコンと違って、気が向いた時や手が空いた時に、いつでもどこでも予約を入れることができます。

気軽に予約ができる分、より多くの予約枠が埋まる期待が持てます。
おすすめの方法としては、スマホにダウンロードして使えるアプリの開発をすることやLINEなどの既存のSNSと連動させた予約システムの導入です。

ターゲット層となる顧客に、より身近で、より使いやすいルートで予約ができるようにすると集客がアップします。

・予約サイトの一元管理

すでに複数の予約サイトを利用していて、どのサイトからも、それなりに集客ができている事業者もあるかもしれません。

どれか1つに統一するとアプローチするルートが減ってしまうし、どのサイトもキャンペーンの仕方やクーポンの配布などで違いがあり、捨てがたいというケースもあることでしょう。

一方で、別々の予約サイトからの予約を管理するのが大変、時間や手間が取られているケースも多いのではないでしょうか。

予約サイトの一元管理ができるITツールを導入すれば、予約の一元管理はもちろん、メニューや価格の更新なども1回で済ませることも可能です。

事業者ごとに異なる課題やニーズに合わせ、必要な機能が揃った予約管理システムを選定しましょう。

予約システムで業務を効率化

予約システムは、顧客が予約を入れることや予約の管理ができるだけでなく、顧客のデータや購買履歴を管理したり、顧客にクーポンの配布やDM送信などのプロモーションができる機能があったり、予約に加えてキャッシュレス決済までサポートする機能が付いているものも少なくありません。

予約システムの導入で、顧客対応に必要な業務をワンストップ対応できるケースも多いです。

事業者ごとに抱えている課題や日々の業務の流れを洗い出し、課題を解決することや業務を効率化するにはどのような機能が備わっていると良いのかよく検討しましょう。

たとえば、今はオンライン予約が主流ですが、電話対応の予約システムもあります。

CTIというシステムを使うことで、あらかじめ顧客情報を登録しておけば、顧客からかかってきた電話番号から顧客データを呼び出して、システム画面に表示します。

どんな顧客がすぐにわかるので、予約の受付もスムーズになり、短時間で気持ちの良い対応ができるようになるでしょう。
顧客もスムーズな予約が取れるので、リピーターにつながり、他店への乗り換えリスクも減らせるのもメリットです。

予約システムの活用事例

ここからは、実際にIT導入補助金を活用してITツールを導入し、予約サイトの一元管理で業務をスマートにした事例をご紹介します。
こんな使い方もあるという参考にしてください。

紹介事例：宿泊業者

全5室の小さなペンションでしたが、複数の宿泊予約サイトの情報更新をするのに半日以上の時間を要していました。

日々の接客業務に追われ、情報更新の時間も人材も確保できず、外部の業者に委託したところ、リアルタイムでも情報更新ができないため、空き室状況に合わせた価格設定や季節やイベントに合わせたプランなどが瞬時に提供できず不満を感じていた状況です。

IT導入補助金を利用し、複数の予約サイトの情報を一元管理できるツールを導入したところ、情報の更新が1～2時間程度で済むほどの時短につながりました。

更新作業の手順については、IT導入支援事業者を通じて、電話でサポートしてもらえるので安心して作業ができます。
複数サイトの情報を一度で更新でき、在庫の管理が容易になり、掲載する情報のタイムリーな更新が実現できるようになり、情報更新作業にかかる時間が削減されたことで、顧客対応に注力できるようになりました。

ITツールの利用で時間に余裕ができたので、季節限定のプランやお客様のニーズを捉えたタイムリーなプランの掲載や新たな宿泊プランの立案にもチャレンジできるようになりました。