【IT導入補助金】受け取るために必要な経過報告とは？

IT導入補助金の交付を受けるには、申請しただけでは足りません。審査を受けて交付決定の通知を受けても、まだ交付はなされません。事業実績の経過報告を完了し、要件が満たされていることが確認されて初めて交付が受けられます。
この記事では事業実績報告の主な項目や報告すべきこと、注意点についてご案内します。

 

事業実績報告とは

IT導入補助金の交付を受けるためには、補助事業の完了後に事業実績報告をしなくてはなりません。
補助金の交付後にも効果報告が求められるため、事業実績報告のことを経過報告と呼ぶこともあります。事業実績報告で報告が求められるのは、実際にITツールの発注・契約、納品、支払いを行ったことがわかる証憑の提出がメインです。
報告をするにあたっては、補助を受けた企業が申請マイページにログインし、事業実績報告画面で必要な情報の入力を行い、求められる証憑を添付します。事業実績報告が作成されると、IT導入支援事業者にて内容の確認と必要情報の入力が行われます。その後、再び企業側にて最終確認を行い、オンラインにて事務局に事業実績報告を提出することが必要です。

報告が必要な項目と添付書類

経過報告が求められる主な項目と求められる添付書類とその注意点などについて確認していきましょう。

請求書

IT導入支援事業者がITツール代金を請求したことがわかる請求書や明細書の提出が必要です。
請求書類で気を付ける点は、まず請求日が契約後、支払日以前であることが必要です。支払い後に発行された請求書は認められないので注意しましょう。
また、請求元情報が IT導入支援事業者名と完全一致していること、請求先名が補助対象企業と完全一致していることも必要です。請求金額とITツールの税抜、税込額が明確であることも必須です。請求書上で、交付決定を受けたITツール名（製品名）が読み取れることも求められます。読み取りづらい場合は請求書に補記するか、追加資料を添付してください。導入したITツールの数量が実績報告の契約情報と一致していることも必要です。複数のITツールを一式で表記している請求書は認められないので注意しましょう。金額も実績報告の契約情報と一致してあり、値引き後の単価が明確であることも求められます。

支払証憑

IT導入支援事業者への支払いにあたり、銀行振込やクレジットカード払いを行ったことがわかる書類の提出が必要です。たとえば、ATMによる入金の場合はATMの利用明細＋通帳の表紙＋通帳の取引ページ、振込依頼書を使った場合は、振込依頼書＋通帳の表紙＋通帳の取引ページ、インターネットバンキングを利用した場合はインターネットバンキングの振込完了がわかる書類やインターネットバンキングの取引状況照会ページ、クレジットカード払いの場合はクレジットカードの利用明細などです。

補助金受取口座情報

補助対象企業が補助金を受け取るための口座情報が求められます。通帳の表紙＋表紙裏面か、インターネットバンキングの口座情報が記載されたページを撮影して添付します。

ソフトウェアの利用確認

ソフトウェアを導入した場合、ソフトウェアの利用を開始していることが確認できる画面キャプチャが必要です。ソフトウェア名・導入したソフトウェア名が読み取れること、利用者が申請者であることが確認できる画面キャプチャか、契約書類を提出しましょう。

ハードウェアの納品書

ハードウェアを導入した場合には、製品を納品したことがわかる納品書の画像添付が必要です。ハードウェアとは、パソコンやタブレット、プリンター、スキャナーやそれらの複合機器、または、POSレジ、モバイルPOSレジ、券売機が対象となります。
納品書の納品日が契約日以降であること、納品元情報が IT導入支援事業者名と一致すること、納品先名が 補助事業者名と一致すること、ITツール名は 実績報告の内容と一致していること、付属品や周辺機器を対象とする場合にはそれが明記されていること、納品された数量が明確であり、実績報告の内容と一致が読み取れること、納品書に金額の記載がある場合は実績報告の内容と合致していることが必要です。

ハードウェアの写真

ハードウェアを導入した場合には、設置した状態とラベルを貼付したことがわかる写真が必要です。2種類の写真を一つのファイルにまとめることが求められます。
また、ハードウェアを設置した状態の写真は、ハードウェア1台につき1枚ずつ必要になります。IT導入補助金を活用して購入したものであることを示すラベルを本体や付属品に貼付したうえで撮影し、ラベルの文字が読み取れないといけません。

ECサイト制作の画面キャプチャ

IT導入支援事業者が制作し、納品されたECサイトの画面キャプチャとURLの報告が必要です。商品ページ～商品をカートに入れたページから支払情報入力ページ、購入確認画面、購入完了画面まで商品決済の一連の画面のキャプチャが求められます。
また、管理画面については、 ITツールで選択されている会計・受発注・決済・ECの各機能が実装されていることがわかる部分のキャプチャを添付してください。

（セキュリティ対策推進枠）契約書または利用申込書

セキュリティお助け隊サービスを契約した時や、申し込みした際の契約書または利用申込書が必要です。契約日または申込日は交付決定日以降でなければなりません。
また、契約者名は補助事業者とIT導入支援事業者との間の契約や利用申し込みであること、契約内容または申込内容はITツールの利用者が補助事業者であることが必要で、利用期間も明確になっていることが必須です。

取引先アカウント一覧

中小企業・小規模事業者などのアカウントをまとめた一覧の報告が求められます。この書類は申請マイページまたはポータルサイトからダウンロードすることが可能ですが、PDFファイルに変換のうえ、添付することが求められます。 記載の方法は、取引先アカウント一覧表の記入方法シートにて確認が必要です。

アカウントを供与された中小企業・小規模事業者などの情報の画面キャプチャ

画面キャプチャを撮る場合は、以下の事項を網羅していないといけません。
実績報告時に提出する取引先アカウント一覧に記載されているすべての中小企業・小規模事業者などのアカウント総数が明確になっており、事業者名もしくは法人番号が確認できること、インボイス管理番号も確認できるようにキャプチャを実施するのがおすすめです。

（商流一括インボイス対応類型）契約書

商流一括インボイス対応類型に対応したソフトウェアを契約した場合には、その契約書の添付が必要です。
契約日または申込日は交付決定以降でなくてはなりません。契約者名は補助事業者とIT導入支援事業者間の契約か利用申し込みであることが必須です。契約内容や利用期間が明記されていること、 受注者側のアカウントの上限数や受注者が発行できるアカウントの上限数も明らかにしてください。

交付申請時申告されていない取引先の必要提出書類

取引先が法人の場合には、履歴事項全部証明書と法人税の納税証明書が必要です。取引先が個人事業主の場合には、運転免許証または運転経歴証明書または住民票、所得税の納税証明書、確定申告書が必要となります。
交付申請時に申告した受注側の中小企業・小規模事業者などが、実績報告時には異なる会社形態などに変更になった場合で補助対象経費へ引き続き算入したい場合には提出が必要です。条件が変更になっても、交付決定された補助額を超えた補助金の交付はなされないので注意しましょう。

まとめ

IT導入補助金の交付を受けるには交付決定がされただけでは足りず、経過報告が不可欠です。事業実績の報告が必要な項目が定められており、提出すべき書類や画像の添付についても細かく要件が定められています。事前にしっかり確認して準備をしないと報告ができません。定められた期間内に報告が完了し、かつ、要件が満たされていないとIT導入補助金が受けられないので注意しましょう。

 

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