IT導入補助金で勤怠管理を効率化して課題解決を

人手不足でシフト調整が難しい、残業が多く従業員の負担が大きい、残業を減らして働き方改革をしたいなど、人手不足の時代に中小企業や小規模事業者では多くの課題を抱えているのではないでしょうか。
この記事では、IT導入補助金を使って勤怠管理を効率化する方法やメリット、実際の活用事例などをご紹介していきます。

 

勤怠管理と給与計算の課題

少子高齢化であらゆる業界、業種、職種で企業規模を問わず、人手不足が深刻化しています。

特に中小企業や小規模事業者では、人手を増やしたくても人材が集まらなかった場合や人件費の観点から人手を増やせずにいるかもしれません。

一方で、サービスの多様化や迅速化に伴い、年中無休で顧客対応をしている企業や定休日なしで営業しているお店も増えています。

シフトの調整が難しい、働き方改革のもとで残業を減らしたい、労働時間を一定時間以内に抑えなくてはならないなど、さまざまな課題が生じているのではないでしょうか。

正社員をはじめ、パートやアルバイトなど勤務形態や勤務時間が異なるスタッフが多いと、より勤怠管理が複雑化します。

派遣会社などでは、さまざまな派遣先でさまざまなワークスタイルで働いている派遣スタッフの勤怠管理に苦慮しているケースも少なくありません。

紙の勤怠管理表に記録して、締め日にFAXで送信し、それを転記してデータ入力して給与計算といった手間をかけているところもまだまだ多いのが実情です。

アナログ作業は転記ミスが生じることやダブルチェックの手間がかかるほか、実際に誤記載から給与計算を間違え、後日振り込んだ給料の修正が必要になるケースもあります。

毎月の締め日になるたびに、勤怠表の転記や入力作業、チェック作業に追われ、残業が発生している企業も多いことでしょう。

こうした面倒な作業を、IT導入補助金を使って、勤怠管理システムを導入して効率化できれば、担当者の残業軽減につながります。

担当スタッフの数を減らして人件費をカットすることや単調な入力業務ではなく、よりコア業務を担当させることで人手不足の時代に人材を有効活用して、生産性を高めることも可能です。

 

IT導入補助金を使ってできること

勤怠管理は日々発生する業務であり、それに伴う給与計算業務も毎月必ず発生するものです。
継続的に行われる固定業務だからこそ、業務の効率化ができれば生産性も上がります。

ここからは、実際にIT導入補助金を使って、勤怠管理を効率化し、生産性向上などを達成した企業の事例を見ていきましょう。

 

・タイムカードと給与管理システムの連動

複数の営業所を持つ企業の事例です。
各営業所の従業員の勤怠はタイムカードで行っていました。
さらに、タイムカードの記録をExcelに転記し、複数の営業所の勤怠データを集計しなくてはなりません。

そのため、締め日前の作業時間が増加し、残業が発生している状況でした。

事業は順調に拡大していたため、従業員数もどんどん増加しており、勤怠データのチェックや給与計算業務の負担が増大するばかりです。
そこで、IT導入補助金を利用して、人事管理と給与計算のシステムを導入しました。

従来のタイムカードによる勤怠管理と給与管理システムを連動させることができるようになり、勤怠データの集計が自動化できたため、締め日直前の作業時間を月あたり約10時間カットすることにつながっています。

 

勤怠管理の電子化

紙に打刻する昔ながらのタイムカードで勤怠管理をしてきた会社の事例です。

アナログ方式のタイムカードの場合、打刻ミスやタイムカードの押し忘れをはじめ、打刻が見にくいといったトラブルをはじめ、タイムカードそのものを紛失するといったトラブルも生じることがあります。

打刻漏れがあって本人と上司に確認を取ることや印字が薄くて確認に手間取り、転記作業にも時間が取られます。

さらに、転記ミスが発生することやミスが起こらないようダブルチェックを行うなど、毎月末の締め日の勤怠時間の確認作業に多くの時間を取られていました。

そこで、IT導入補助金を使い、ICカードやタッチパネルで勤怠管理ができるシステムを導入しました。

ICカードになった社員証をかざしていない場合やICカードが導入されていない企業なら、画面をタッチするだけで簡単に勤怠記録をつけることが可能です。

これまでは、月末にタイムカードを集めて、一人ひとりの勤務時間を集計していましたが、電子化により毎日リアルタイムで勤怠情報が送信され、自動的に集計できるようになりました。

電子化により、タイムカードのチェック作業や転記作業、集計作業がまったく必要なくなり、すべて自動で行えるようになっています。
担当者の作業時間が大幅に削減され、別の業務に取り組むなど人手不足の改善にもつながっているのです。

また、リアルタイムの勤怠管理ができるので、誰が何時に出勤したかなどの情報も瞬時に把握できます。

その日の業務状況に合わせ、業務中に人員配置ができるなど、業務効率化や人手不足の補填につながっているのもメリットです。

 

クラウドで勤怠管理

これまでは、自社で運用するシステムで勤怠管理を行っていましたが、システム障害などで出退勤の登録ができなくなるなど、問題を抱えていました。

そこで、IT導入補助金を使い、クラウドで勤怠管理ができるツールを導入しました。

勤怠管理だけでなく、シフト作成もクラウドツールを使って行うことが可能です。

各スタッフに翌月に向けて、クラウドツールで休日を希望する日などの登録をしてもらい、それを踏まえてシフト表をスムーズに作成できます。

これまで紙に印刷して手渡していたシフト表もクラウド上で配布でき、スタッフは各自自分のスマホなどでシフトを管理できるようになりました。

日々の勤怠もスマホを使って登録できます。
ネットがつながれば利用できるため、出張先でも始業と終業時刻を登録できますし、営業職や現場職が職場に戻らず直帰する際も、リアルタイムで帰社時間の登録が可能です。

登録されたデータを自動で集計、給与計算に活かせるので、担当者の業務負担は大幅に軽減されます。

クラウドツールなので、自社でメンテナンスを行う必要もありません。
また、労働法や給与関連の改正があっても、最新情報に更新されて、自動的に給与計算などに反映されるのも便利です。

 

POSレジで勤怠管理

飲食店をはじめ、営業時間が長い店舗などでは、1日のスタッフの出入りも激しく、短時間勤務のパートからフルタイムの社員、週に数回だけ働くアルバイトなどワークスタイルも多様です。

さらに、パートやアルバイトの場合、子どもの発熱や学校の授業などの関係で急に休むことやシフト変更がなされることも少なくありません。

IT導入補助金では、業務効率化や生産性向上のためにPOSレジを導入することも可能ですが、POSレジの中には勤怠管理機能が搭載されたタイプも登場しています。

アプリを使うかタッチパネルで簡単に勤怠管理ができるのが便利です。

このように、IT導入補助金を使って勤怠管理を効率化したい場合、勤怠管理専用のシステムだけでなく、給与計算と連動するシステムや販売管理や売上管理などコア業務を効率化するシステムと一体化したものを選ぶ方法もあります。

 

まとめ

人手不足の時代には、日々発生する勤怠管理業務やそれに伴う毎月の給与計算業務など、継続的に発生する固定業務を効率化していくことが求められます。
ITツールを用いて勤怠管理業務の効率化とスピードアップ、正確性を高めることで、残業削減や人材の有効活用など働き方価格にもつながります。