お問い合わせ仕事を効率化して収入アップ！業務内容を見直すための「ECRS」という考え方
業務の見直しが課題になっていました。
業務プロセス改善といえば、主に製造現場の生産管理で使われることが多い、ECRS（イー・シー・アール・エス、またはイクルス）というフレームワークがあります。
ECRSの視点から、業務見直しについて見ていきます。
1.ECRSとは
ECRSとは、 ①Eliminate（排除） ②Combine（結合） ③Rearrange（交換） ④Simplify（簡素化） の頭文字をとったものです。①→②→③→④の順番に、業務の見直しをおこないます。 中小企業診断士1次試験の試験科目「運営管理」でも勉強します。 その内容は、 ①「なくせないか」 ②「一緒にできないか」 ③「順番を変えられないか」 ④「簡素化できないか」 以上の頭文字をとった語呂合わせで、『ナイジュカ』と覚えました。 具体的にみると、①「なくせないか」
業務のなかにある不要なものを、いっそのこと無くしてしまおうという考え方です②「一緒にできないか」
よく似た業務を一緒にしてしまうことで、効率化でき、人員や備品などの削減ができます③「順番を変えられないか」
成り行きでおこなっていた日常業務を見直し、順番を変えるだけで、効率アップできることがあります④「簡素化できないか」
複雑になっている日常業務見直し、簡単にすることで、コストの削減につながります2.業務の見直し
日常の業務で、どのようなことが改善できるのか、参考例をみてみましょう。①Eliminate（排除）
・会議の時間を短くする ・朝礼をやめる ・出張を廃止し、テレビ会議を利用する ・定例会をやめて、連絡事項1枚の資料を共有する 「この業務は本当に必要なのか？」「この業務は何につながっているのか？」と考えることがポイントです。②Combine（結合）
・会議と定例会を一緒におこなう ・類似するデータの集計表を統合する ・移動時間に日報などを作成する 業務をまとめることで仕事量を減らせますが、減らしたことで支障がでないことを確認しておく必要があります。③Rearrange（交換）
・資料作成は事前にテンプレートを作成する ・音声認識ソフトを使い、議事録を作成する ・業務の一部をアウトソーシングする 作業時間短縮という視点では、得意な人に業務を担当替えするのもひとつの手です。④Simplify（簡素化）
・資料のテンプレートを共有する ・メールは挨拶を省き、要件を簡潔に書くようルール化する ・集計表は、1つ入力すると他を自動計算できるよう関数を設定する 資料作成において自動化できる業務は、マクロを使ってボタン一つで処理できるようにすると、誰でも作業できて効率的です。