脱ハンコ！クラウドサインなどの電子契約サービスのメリット・デメリット

電子契約を中心に紹介します。 電子契約に切り替えた弊社の経験をもとに、本当に紙の契約書がなくても大丈夫なのか、どのようなシステムなのか、ハンコはいらないのかなどの疑問点から、メリット、デメリットまで解説します。 2020年9月、菅内閣が発足し、制度などにも様々な変化がありそうです。デジタル庁の設置や、脱ハンコの本格化など、色んな面で電子化が加速していくのではないでしょうか。 また、ハンコに関しては、新型コロナウイルス感染症が拡大するなかで、押印のために出社せざるを得ないような状況が起こってしまう事態もあるようです。そのため、実際の押印に代わるシステムに、電子契約導入の動きが出てきています。

そもそも電子契約って何？

電子契約とは、電子ファイルを交換し、データに電子署名およびタイムスタンプを付与して締結する契約方式のことです。タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術のことです。 契約した電子データは、企業のサーバーやクラウドストレージなどに保管されます。

法的に認められるの?

日本の法律では一部例外を除き、契約締結は紙の契約書のみに限られていません。紙の契約書、電磁的記録を用いたもの、双方に効力が認められているのです。 電子契約に関わる法律は、民事訴訟法、および電子署名法で定められています。例え、裁判において契約書のことで争うことになっても、その契約書が作成者の意思により作成された文書であることが証明できれば証拠として認められるのです。 (参照した法律：民事訴訟法、電子署名及び認証業務に関する法律) このような法律に基づき、各社の電子契約サービスは電子署名を施すサービス設計となっています。 様々なメリット、デメリットを考慮した結果、現在、弊社では「クラウドサイン」というサービスを利用しています。

クラウドサインについて

クラウドサインとは、日本の法律に特化した電子契約サービスです。 具体的なサービスの内容は、事前に契約内容についてお互いの合意が済んでいる契約書・発注書などの書類をアップロードし、相手方が同意することにより、相互同意がなされたことを示す電子署名が施されるというものです。 100,000社以上が導入しているサービスで、契約締結された件数は累計で100万件を突破したそうです。 発注書、納品書、検収書、請求書、領収書などにも対応しています。 電子署名が施された書類の保管、管理は、サービス上で行うことができます。 次に、弊社で使う際にサービス内容を調べたり、実際使ってみて分かったメリット、デメリットについて紹介します。

クラウドサインのメリットは？

クラウドサインを利用する際のメリットとして、経費削減、業務の効率化、コンプライアンスの強化があげられます。 具体的には以下のような点があります。 ・現時点で、電子文書には収入印紙が不要となっているため、契約が多い場合や契約金額が大きくなる場合などで、印紙代の費用が浮く ・紙の契約書を作成する際に必要な紙代、印刷代、製本テープ、契約書を作成し締結する人手の人件費など諸々の経費が削減される ・書類の保管スペースが不要 ・物理的な消失リスクがない ・実印要らずのため、稟議が楽 ・データでのやり取りとなるので、会社に行かなくても契約できる ・秘密保持契約などは、検討段階でスピーディに締結できる ・データベースをクラウド上に保管すれば、高いセキュリティを実現でき、改ざんや紛失のリスクを軽減できることに加え、閲覧したいものを探すのも、実際の書類を探すより楽に行える ・クライアントの負担軽減にもなるので、相手に喜ばれることもある ・今ならば、進んでいる会社と思われる

クラウドサインのデメリットについて

電子契約に移行すれば、良いことばかりのように見えますが、一方で以下のようなデメリットも考えられます。 ・既存の業務から変更する手間や、初期導入の時間や使用者への指導が必要 ・取引先によっては、理解を得られるかは分からない ・プランによって月額固定費がかかる ・クラウドサインの場合、一通あたりで費用がかかるため、誤送などには注意が必要(従量課金制) ・電子契約できない例外もある(例：定期借地契約) ・電子のものである以上、サイバー攻撃の可能性は否めない

導入するべきか2つの軸で考える

電子契約を導入するべきかは、以下の2つの軸で考えてみるのがよいと思います。 それは以下の2点です。 ・顧客への負担軽減(サービス力強化) ・自社の人件費や収入印紙などのコスト面 電子契約を導入することが、コスト面で従来の書面でのやり取りよりも効果的に削減できるならば、早く切り替えることをおすすめします。 また、電子契約に切り替えることで、顧客の負担が減り喜ばれるのならば、導入をすることを考えてみるのもよいでしょう。 アクセルパートナーズでは、ご要望があれば捺印を行っていますが、弊社から発行するものに関しては、基本的に電子契約がデフォルトとなっております。 また、最適なクラウドサービスの提案と業務改善のお手伝いも行っております。初回zoom相談は無料となりますのでお気軽にご相談ください。]]>