Zoomを使ったWeb会議　ルールづくりでデメリット解消！コロナ後も活用しよう

 

1.Zoom疲れ

私たちのマーケティングデジタルラボでも、コロナ前から「Web飲み会」や「Webミーティング」など、「Zoom」が大活躍しています。しかし、コロナ禍では、対面の会議もすべて「Zoom」に切り替え、使う頻度がさらに増えました。 また、企業においてもテレワークの導入が増え、Web会議は一般的になってきています。 一方で、「Zoom疲れ」という言葉もうまれています。移動時間の削減などメリットもありつつ、対面で話すより気疲れや緊張するなどデメリットを感じる人も。 コロナ後も、ニューノーマル（新常態）としてテレワークは続けられると想定されます。「Zoom疲れ」を解消し、メリットを活かすためにも、使いにくさなどの問題点は早めに解決することが求められます。  

2.Web会議のデメリット

仕事上のWeb会議でトラブルが起きてしまうと、人間関係にまで支障が出てしまうというデメリットも。どんな問題があるのかあげてみます。

①表情が分からなく不安になる

アングルが低く顔を下から映す、照明が暗く表情がみえない、など表情が分かりづらく不安になる  

②怒っているようにみえる

無表情でじっと見られると、怒っているようにみえる  

③雑音が聞こえる

他の人が話しているときに、コーヒーなどを飲む音が聞こえて、話が聞き取りづらい  

④カメラONでプライベート空間が丸見え

家族や自宅の状況から空間を確保できず、カメラONにするとプライベートが丸見えになる  

⑤相手の声が聞きづらい

マイクやイヤホンを使わずにスピーカーで話をされると、聞き取りづらいことがある  

⑥技術的なトラブルの発生

自分だけ話し手の声が聞こえないなど、突然のトラブルを解決できず、会議に参加できない  

3.必要なルール

「2.Web会議のデメリット」をどうしたら解決できるのか。解決策をあげてみました。

①カメラや光の位置を確認

カメラの位置を顔の高さにする、逆光にならないよう窓の光のほうを向く、など表情が分かるように意識する  

②うなずき・相づちを大げさに

「普段より少し大げさ」にうなずきや相づちをすると、話し手に安心感がうまれる  

③ミュートがマナー

雑音は会議の邪魔になるので、自分が話すとき以外はミュートにするのがマナー  

④カメラONで参加するときは事前に通達

カメラONが必要な場合は、事前に「目的」を伝えることが大切で、バーチャル背景などの利用も紹介する ※「目的」：積極的なアイデア出しのため、顔が見えた方が意見を言いやすいなど  

⑤イヤホン・マイクを使用

相手の聞きとりやすさに配慮して、マイク付きのイヤホンを着用する  

⑥技術的トラブルはチャットで対応

会議を中断しないためにも、技術的トラブルはチャットで解決することを明確にしておくと、初心者でも安心   年代や考え方によって、「マナー」が異なります。 ルール化して全員がマナーを共有することで、ストレスの少ない効率的なWeb会議の運用ができます。 今後も、Web会議のメリットを活かして使いこなしたいですね。  

4.まとめ

いかがでしたか。 私自身、Zoomを使い始めて半年になりますが、トラブルは突然起こります。先日も、主催者・私ともに不慣れなためトラブルが解決できず、結局不参加になった講座があります。 マーケティングデジタルラボメンバーのIT経営ナビゲーターの岩本秀巳さんは、後日、すぐにそのトラブルを解決してくれました。 中小企業のみなさまで、ITに強い人材が社内にいない場合、社外のIT専門家を活用してテレワークを導入することもおススメです。 「WebでできることはWebで」、「対面が必要なら対面で」というように、目的によって使い分けられるといいですね。 ZoomでのWeb会議では、「みんなが場づくりを心がけること」が大切なポイントだと感じました。  ]]>